Бухгалтеру: первичка в таблицу

Счёт-фактура, УПД, ТОРГ-12, акт, счёт на оплату с фото или PDF превращаются в таблицу реквизитов и позиций с пересчитанными итогами и НДС. Данные правятся словами или руками, каждое изменение - новая версия, выгрузка в Excel и CSV в один клик. Какие типы распознаются - в разделе Типы документов.

С чего начать

Профиль «бухгалтер» на стартовом экране даёт шесть карточек:

• «Счёт-фактура, УПД, ТОРГ-12 в таблицу» - выберите файл, он уйдёт в обработку.
• «Поправить данные словами» - откройте документ и напишите, что изменить.
• «Сопоставить со справочником» - выберите документ, затем «Сопоставить со справочником» под ответом (см. Сопоставить со справочником).
• «Документ в 1С и учётные системы» - выберите документ, затем «Скачать для учётной системы»: архив с XML ФНС и сканом (см. 1С и учётные системы).
• «Проверить контрагентов» - выберите документ, затем «Проверить контрагентов»: статус сторон в ФНС и отличия от реестра (см. Справка по контрагентам).
• «Справочники из 1С и Excel» - открывает «Справочники»: номенклатура и контрагенты, загрузка выгрузкой из 1С, МоегоСклада, Saby или своей таблицей (см. Справочники).

Сверка счёта с договором готовится и на стартовом экране пока не показывается.

Файл можно перетащить на экран или снять на камеру с телефона. Несколько документов одним сообщением обрабатываются по очереди, у каждого свой ответ.

Модель данных

Ответ по первичке - блок «Модель данных»:

• Реквизиты - продавец и покупатель с ИНН и КПП, номер и дата документа, договор, валюта. У счёта-фактуры и УПД ещё номер и дата исправления, код валюты и документ об отгрузке, у УПД - основание передачи. В старых бланках, до 2021 года, этих строк нет, и поля остаются пустыми.
• Позиции - наименование, количество, единица, цена, сумма без налога, ставка и сумма НДС, стоимость с налогом. Колонки, пустые во всех строках, скрыты: у счёта-фактуры их четырнадцать, и половина обычно пуста.
• Итоги - пересчитываются системой из позиций, руками не правятся.

Тот же блок открывается в чате с документом панелью «Данные · Счёт-фактура · v1» под документом: «Развернуть / Свернуть», в свёрнутом виде строка «позиций: 12 · итого 154 300 ₽».

Поправить руками

В панели «Данные» нажмите «Изменить»: реквизиты и ячейки таблицы становятся полями ввода («Нажмите на ячейку и введите значение»). Изменённые ячейки подсвечены, кнопка «Сохранить (N)» показывает их число. После сохранения итоги пересчитываются, появляется новая версия данных, в ленту приходит сообщение «Данные изменены вручную». «Отмена» возвращает всё как было.

В ответе ленты чата то же делает карандаш в меню блока: ячейки правятся на месте, галочка сохраняет. Так же исправляют красные ячейки на проверке распознавания.

Поправить словами

В чате с документом выберите режим «Правка» и напишите просьбу: «в строке 1 количество 250», «замени продавца на ООО Ромашка», «ставка НДС 20 % во всех строках». Если просьба начинается с «замени», «исправь», «поменяй», режим подскажется сам («Похоже на правку…»). Можно нажать «Переключить», а можно просто отправить - придёт тот же предпросмотр «было → стало», без «Применить» ничего не изменится. Если это всё-таки вопрос, нажмите «Это вопрос».

Ответ - карточка «было → стало» с изменёнными значениями и замечаниями. «Применить» создаёт новую версию данных, итоги пересчитываются; «Отменить» - план отклонён, данные не тронуты. Карточка «Правка не подготовлена» означает, что просьба не разобрана: назовите строку и поле точнее.

Версии данных

Каждая правка - новая версия: v1 исходное распознавание, v2, v3 правки. Версии данных видны в плашке версий над лентой, удалить их нельзя - это журнал правок. Открыв старую версию, вы увидите пометку «старая версия, правка пойдёт от неё»: новая правка сделает ветку от неё.

Выгрузить

• Excel и CSV - меню «Скачать» у таблицы в ответе или в чате с документом: «Экспорт в CSV», «Экспорт в Excel». Выгружается таблица так, как она показана, с исправлениями. Колонки, в которых нет ни одного значения, не показываются и не выгружаются; при правке (значок карандаша) видны все - пустую колонку можно заполнить. CSV сохраняется в UTF-8 с меткой кодировки и разделителем «;» - открывается в Excel двойным щелчком.
• Копировать - таблица в буфер, вставляется в Excel или письмо.
• Word - действие «Выгрузить в Word»: карточка реквизитов и позиций файлом .docx.
• Скачать: кнопки под панелью в чате с документом - файл документа («PDF»), после правок «исправленный» и «исходный».

Нечёткие места

Первая кнопка под ответом у бухгалтера: слова, распознанные ниже порога, с подсветкой на странице. Проверьте их до выгрузки - чаще всего это суммы и ИНН на плохом скане.

Сопоставить со справочником

Действие «Сопоставить со справочником» под счётом-фактурой, УПД, ТОРГ-12, актом или счётом связывает строки документа с вашей номенклатурой, а продавца и покупателя - с контрагентами: количество пересчитывается в ваши единицы («10 кор» → «120 шт»), новые позиции создаются из строки. Справочник загружается из Excel в разделе «Справочники» - подробно в Справочники и сопоставление.

1С и учётные системы

Сейчас документ попадает в 1С файлом: «Скачать для учётной системы» под УПД, счётом-фактурой, накладной или актом собирает архив - XML в формате ФНС со строками вашего справочника, скан и памятку; в 1С:Бухгалтерии он загружается через «Покупки → Поступление → ЭДО → Загрузить документ из файла» (подробно - Скачать для учётной системы). Перед этим нажмите «Сопоставить со справочником», тогда строки уйдут с вашими названиями и кодами.

Прямая запись без файла готовится: внешняя обработка в вашей базе 1С забирает распознанные документы по токену и создаёт поступление штатным кодом; наружу уходят только реквизиты и строки. Подключение - по запросу при внедрении.

Частые вопросы