Справочники и сопоставление

Справочники - ваша номенклатура и контрагенты: то, как товары и организации названы у вас в учёте. Поставщики называют те же товары по-своему («Масло подс. раф. 1л Слобода» вместо «Масло подсолнечное 1 л»), а единицы у них другие (коробки вместо штук). Сопоставление связывает каждую строку счёта-фактуры, УПД или накладной с позицией справочника, а продавца и покупателя - с контрагентами. После сопоставления документ несёт ссылки на ваши позиции и количество в ваших единицах - его можно выгружать в учёт без ручной перебивки.

Раздел открывается пунктом «Справочники» в меню слева.

Что загрузить сначала

1. Контрагенты - хотя бы ваши юрлица (покупатели во входящих документах) с признаком «Наше юрлицо» и основные поставщики с ИНН.
2. Номенклатура - наименование, код, артикул, единица, НДС, группа; упаковки и штрихкоды, если есть.
3. Номенклатура поставщиков - если у вас уже есть соответствия «как называет поставщик → наша позиция». Без неё соответствия накопятся сами: каждое решение в карточке сопоставления запоминается.

Справочник общий для организации. Загружает, правит и одобряет новое - администратор организации; участник видит справочник, а позиции, которые он создаёт, уходят на одобрение. Если вы не в организации, справочник личный.

Загрузка из Excel или CSV

Кнопка «Загрузить из файла» (видна администратору):

1. Выберите, что загружаете: Номенклатура, Контрагенты или Номенклатура поставщиков.
2. Выберите файл: Excel (xlsx, xls) или CSV в UTF-8 или Windows-1251, разделитель ; или ,. Заголовки колонок - в первой строке. Под полем файла - ссылка «Скачать пример»: готовый файл для выбранного справочника (номенклатура, контрагенты, номенклатура поставщиков) - его можно загрузить как есть или заполнить своими данными, сохранив заголовки.
3. Предпросмотр покажет, как поняты колонки, сколько строк будет создано и обновлено, и замечания (нет наименования, ИНН не проходит проверку, единица не из ОКЕИ). Выгрузку номенклатуры из 1С со всеми реквизитами (колонки «ЭтоГруппа», «ПутьГруппы», «ПометкаУдаления») можно загружать как есть: строки-группы станут группами справочника, а не позициями, помеченные на удаление не загрузятся - предпросмотр напишет, сколько таких строк.
4. Если колонка понята неверно - выберите нужное поле в списке справа от неё и нажмите «Проверить заново». Колонку, которую грузить не надо, отметьте «не загружать».
5. «Загрузить». Итог: создано, обновлено, пропущено.

Повторная загрузка того же файла обновляет записи, а не задваивает: позиция ищется по коду, артикулу и названию, контрагент - по ИНН и КПП.

Номенклатура

Слева - группы, сверху - поиск по названию, коду, артикулу или штрихкоду. Фильтр состояния показывает действующие позиции, только черновики или архив. Нажмите на строку - откроется карточка позиции: реквизиты, упаковки, штрихкоды и то, как позицию называют поставщики. «Добавить позицию» - новая позиция руками.

Упаковки

Упаковка - сколько базовых единиц в одной упаковке: «1 кор = 12 шт». Если поставщик пишет в накладной «10 кор», сопоставление пересчитает в 120 шт по цене за штуку. Сумма и НДС строки остаются как в документе.

Названия поставщиков

Как позицию называют разные поставщики: название, артикул поставщика, его единица и коэффициент. Такие названия появляются из файла «Номенклатура поставщиков» и из карточки сопоставления, когда вы выбираете позицию с отметкой «Запомнить для этого поставщика». Следующий документ того же поставщика с этой строкой сопоставится сам. Ошибочное название удалите в карточке позиции.

Контрагенты

Поиск по названию или ИНН, флажок «Только наши юрлица». В карточке - реквизиты и то, как контрагент назван в документах. ИНН проверяется по контрольной сумме: с ошибкой контрагент не сохранится. Контрагент с тем же ИНН и КПП второй раз не создаётся.

Кнопка «В архив» в карточке убирает контрагента из списка и из сопоставления: записи из архива в списке контрагентов не показываются. Если ИНН такого контрагента снова встретится в документе, он заведётся заново по данным реестра - новой записью, архивная не меняется.

Заполнить по ИНН и проверить статус

В карточке контрагента справа от поля «ИНН» - кнопка «Заполнить по ИНН». Введите ИНН (и КПП, если нужно конкретное подразделение) и нажмите её: из государственного реестра (ЕГРЮЛ и ЕГРИП) подставятся наименование, полное наименование, КПП, ОГРН, руководитель и его должность, а если на стенде подключена DaData - и юридический адрес (сайт ФНС в быстром ответе адрес не отдаёт). Заполняются только пустые поля: то, что вы ввели сами, не перетирается. Ничего не сохраняется, пока вы не нажмёте «Сохранить». Если контрагент с этим ИНН уже есть в справочнике, карточка скажет об этом и назовёт его.

Под реквизитами - статус в ФНС: «Действует», «Ликвидируется», «Ликвидирован», «Банкротство», «Реорганизация» или «Нет в реестре», рядом дата проверки. Кнопка «Проверить статус» обновляет его у сохранённого контрагента; проверить может любой участник организации. Если название в реестре отличается от вашего, карточка покажет, как контрагент назван там. Ликвидированные и банкроты помечены красной меткой в списке, а карточка сопоставления документа предупреждает о них в строке «Стороны».

Наружу уходят только ИНН и КПП - ни текст документа, ни название. Кнопки видны всем, кому открыта карточка; у нового контрагента есть только «Заполнить по ИНН».

Частые вопросы

• «Проверка по ИНН не настроена» - на стенде не указан ключ реестра (DaData). Это делает администратор стенда в настройках сервера; до этого реквизиты вводятся руками.
• «Дневной лимит запросов к реестру исчерпан» - бесплатный лимит 10 000 запросов в сутки закончился, повторите завтра.
• Кнопка «Заполнить по ИНН» неактивна - в поле «ИНН» не 10 и не 12 цифр.
• Статус «Нет в реестре» - такого ИНН нет в ЕГРЮЛ и ЕГРИП: проверьте цифры в документе.

Наше юрлицо

Отметьте свои организации признаком «Наше юрлицо». Во входящем документе покупатель должен быть вашим юрлицом: если нет - карточка сопоставления предупредит. Если продавец - ваше юрлицо, документ исходящий. Роли «Поставщик» и «Покупатель» - для фильтров и выгрузки.

На одобрении

Сюда попадают позиции и контрагенты, созданные при сопоставлении документов, и позиции участников организации. Рядом - похожая запись справочника, если она есть:

• «Одобрить» - запись становится действующей;
• «Объединить с похожей» - черновик был дублем: ссылки документов и названия поставщиков переходят к существующей записи, черновик уходит в архив;
• «Отклонить» - черновик в архив.

Настройки сопоставления

• Порог автопринятия (0.5-1, по умолчанию 0.90) - при какой похожести строка принимается без вопроса. Выше - реже принимает само.
• Отрыв от второго кандидата (по умолчанию 0.15) - если два кандидата близки, строка уходит на выбор, даже при высокой оценке.
• Новые позиции из документов - черновиком на одобрение (по умолчанию), сразу в справочник или не создавать вовсе.
• Позиции, созданные участниками - на одобрение или сразу в справочник.

Контрагент заводится сам и справка «Проверить контрагентов»

Когда вы сопоставляете документ (кнопка «Сопоставить со справочником» или окно сопоставления), поставщик с верным ИНН, которого ещё нет в справочнике, заводится сам по данным реестра: в строке «Стороны» карточки будет «заведён по данным реестра» и пометка «Внесён в справочник по данным реестра». Название из документа запоминается как название поставщика, поэтому следующий документ сопоставится без реестра. Покупатель сам не заводится: во входящем документе это ваше юрлицо.

Кнопка «Проверить контрагентов» в строке «Действия:» под распознанным счётом-фактурой, УПД, накладной или актом показывает справку по сторонам: статус в ФНС (действует, ликвидируется, ликвидирован, банкротство), ИНН, КПП, ОГРН, руководитель, дата регистрации, вид деятельности, чем название или КПП в документе отличаются от реестра, и есть ли контрагент в вашем справочнике. Для стороны, которой в справочнике нет, в карточке кнопка «Внести в справочник: …». Ликвидированный поставщик помечается в справке и в сопоставлении. Наружу уходят только ИНН и КПП сторон.

Скачать для учётной системы

Кнопка «Скачать для учётной системы» в строке «Действия:» под распознанным УПД, счётом-фактурой, накладной или актом. Карточка показывает, что попадёт в файл: вид документа, номер и дата, поставщик и покупатель (из справочника, если сопоставлены, иначе как распознано), сколько строк уйдёт словами вашего справочника, а сколько словами поставщика, итог с НДС. Если есть несопоставленные строки, карточка предупредит: в учётной системе они создадутся под названиями поставщика - сначала нажмите «Сопоставить со справочником», тогда строки уйдут с вашими названиями, кодами и штрихкодами.

Кнопка «Собрать файл» кладёт рядом с документом архив <имя документа>_учет.zip: XML в формате ФНС 5.03 (УПД - функция СЧФДОП, накладная и акт - ДОП, счёт-фактура - СЧФ), скан документа и памятку «КАК_ЗАГРУЗИТЬ.txt». Ссылка на архив - в карточке (в «Мои файлы» выгрузки не попадают). Файл не подписан электронной подписью: учётная система примет его как введённый вручную и попросит подтвердить.

Куда загружать:

• 1С:Бухгалтерия 8: Покупки → Поступление → ЭДО → «Загрузить документ из файла», выбрать XML, проверить сопоставление номенклатуры, «Создать документ».
• Контур.Бухгалтерия: Документы → Загрузить → XML.
• Saby: Документы → Загрузить → XML и PDF.
• Эльба, Моё дело, МойСклад формат ФНС не принимают: документ заводится по скану, позиции - из Excel.

Частые вопросы

• «Файл не собрать: у документа нет модели данных» - кнопка работает только с распознанными финансовыми документами; у ТТН и счёта на оплату формата ФНС нет, они отдаются сканом.
• «В документе не распознано ни одной строки» - проверьте таблицу в «Данных» и исправьте распознавание.
• Учётная система не нашла позицию - сопоставьте строку в Flux и соберите файл заново.
• Подписант «Не указано» - заполните руководителя поставщика в карточке контрагента («Заполнить по ИНН»).

Сопоставление документа

Под распознанным счётом-фактурой, УПД, ТОРГ-12, ТТН, актом или счётом - кнопка «Сопоставить со справочником». Карточка в ленте чата показывает:

• Стороны - поставщик и покупатель документа и с кем из справочника они связаны (по ИНН и КПП, по ИНН, по названию);
• Строки - таблица: строка поставщика, количество, ваша позиция, количество в ваших единицах и статус. Зелёные - найдены, жёлтые «предложено NN %» - найдены по похожести, красные - требуют решения;
• Замечания - фасовка не совпала, цена сильно отличается от последней, позиция в архиве.

Как строка находится - по порядку: штрихкод → артикул → название этого поставщика, запомненное раньше → точное совпадение названия → похожее название. Похожее принимается само только при высокой оценке и заметном отрыве от второго кандидата; иначе строка ждёт решения.

Разобрать спорные

«Разобрать спорные» или «Разобрать» у строки открывает карточку строки:

• «Похожие у вас» - кандидаты с оценкой и причиной («артикул совпал», «уже приходила от поставщика»), под кандидатом - предупреждение, почему его не приняли сами. Нажмите на нужный; поиском найдите другой по названию, коду или артикулу.
• «Сколько шт в одной кор» - коэффициент, если единица поставщика не сводится к вашей сама; подсказка берётся из названия («x12») или из цены.
• «Запомнить для этого поставщика» - следующий документ этого поставщика с такой строкой сопоставится сам.
• «Создать позицию» - позиции нет: создаётся из строки (черновиком или сразу - по настройке).
• «Пропустить строку» - строка без ссылки (скидка, доставка, которую вы не учитываете).
• «Далее ›» - следующая спорная, «К итогу» - назад к таблице.

Поставщик или покупатель не найден - «Выбрать поставщика» / «Выбрать покупателя»: выберите из похожих или «Создать по данным документа» (название, ИНН, КПП, адрес из документа; для покупателя - «Это наше юрлицо - добавить»).

«Принять предложенные» подтверждает все жёлтые строки разом, «Создать все новые» создаёт позиции для всех ненайденных.

Сохранить

«Сохранить сопоставление» (или «Сохранить как есть», если спорные остались) записывает новую версию модели данных документа: у каждой строки - ссылка на позицию, коэффициент, количество и цена в ваших единицах; у сторон - ссылки на контрагентов. Распознанные значения не меняются. Одновременно запоминаются названия поставщика и цены последней закупки.

Как проверить на тестовых файлах

В репозитории services лежат тестовые справочники, собранные из распознанных документов папки docscan-pipeline-prompts/filesAll: docscan-masterdata/src/test/resources/masterdata/testdata/.

1. Загрузите counterparties.csv (Контрагенты), затем nomenclature.xlsx (Номенклатура), затем supplier_items.csv (Номенклатура поставщиков).
2. Загрузите в чат документ из filesAll, например upd/142b99562ab402b166756603688ba95e.png, и нажмите «Сопоставить со справочником».
3. Сверьте результат с expected.json: там для каждого документа указано, какие строки должны найтись сами, какие - по артикулу или названию поставщика, каких нет в справочнике.

Какие документы показывают все ветки сценария - в README.md той же папки.